KLAIM KONSTRUKSI
DAN PENYELESAIAN SENGKETA KONSTRUKSI
Oleh :
Ir. H. Nazarkhan Yasin
1. Pendahuluan.
Di negara-negara Barat dimana Industri Jasa konstruksi sudah berkembang dengan pesat dan menggunakan teknologi yang serba canggih, masalah klaim sudah lama dikenal dan sudah merupakan suatu masalah biasa yang terjadi antara Pengguna Jasa dan Penyedia Jasa.
Para Penyedia Jasa di negara-negara tersebut bersaing sangat ketat satu sama lain dalam usaha memenangkan tender untuk mendapatkan suatu pekerjaan. Hampir semua Penyedia Jasa menguasai teknologi dan seluk beluk Jasa Konstruksi sehingga perbedaan harga penawaran pada waktu tender tidak lagi karena perbedaan harga suatu pekerjaan tetapi karena persaingan dalam efisiensi mengerjakan pekerjaan tersebut.
Dengan kata lain, perusahaan jasa konstruksi yang paling efisienlah yang dapat menekan harga suatu pekerjaan sehingga menjadi murah yang memungkinkannya memenangkan tender, bukan karena perbedaan mutu pekerjaan itu sendiri.
Akhir-akhir ini persaingan harga karena efisiensi inipun sudah semakin ketat sehingga harga penawaran yang masuk hampir-hampir sama nilainya.
Oleh karena itu beberapa perusahaan Jasa Konstruksi mencari keuntungan bukan dari efisiensi tapi dari kejeliannya melihat peluang klaim yang besar pada waktu tender.
Setelah dia yakin bahwa peluang klaim tersebut cukup besar memberikan keuntungan maka harga penawarannya pada waktu tender ditekan sehingga jauh dibawah penawaran lain, sehingga dia menang. Setelah menang tender dia menyusun struktur klaim yang memang sudah direncanakan.
Di Perancis ada 2 perusahaan besar yang demikian jelinya menyusun klaim, sampai-sampai dijuliki “Claim Artist”.
Salah satu perusahaan tersebut memenangkan tender pembangunan Pembangkit Listrik Tenaga Air di Indonesia dengan harga yang jauh di bawah perusahaan lain. Kabarnya klaim yang diajukan dan diterima nilainya setelah ditambah dengan nilai kontraknya lebih tinggi dari nilai Penawar lain yang kalah.
Bagaimana masalah klaim di Indonesia ?
Kita di Indonesia terlanjur banyak yang mengartikan klaim sebagai suatu tuntutan. Oleh karena itu klaim menjadi sesuatu yang “tabu”.
Banyak Pengguna Jasa (Pemerintah) yang kurang senang apabila Penyedia Jasa mengajukan klaim. Tidak jarang terjadi Penyedia Jasa tersebut pada kesempatan berikut tidak disertakan lagi dalam tender karena sering mengajukan klaim. Inilah sebabnya di Indonesia sampai ditahun-tahun delapan puluhan sampai awal tahun sembilan puluhan Penyedia Jasa “takut” mengajukan klaim.
Padahal sebagaimana akan kita lihat dalam uraian selanjutnya arti sesungguhnya dari klaim tak lebih dari suatu permintaan.
Dalam uraian selanjutnya akan kita bahas pertama-tama mengenai perkembangan klaim di tanah air kita, kemudian dilanjutkan dengan cara pengelolaan klaim, pengertian klaim, kategori klaim dan sebab-sebab timbulnya klaim. Juga akan diuraikan cara-cara menyelesaikan sengketa konstruksi melalui arbitrase.
2. Perkembangan Klaim di Indonesia.
Berbicara mengenai perkembangan klaim di Indonesia, kita perlu menengok secara singkat perkembangan Industri Jasa Konstruksi itu sendiri .
Sejak kita merdeka, perkembangan Jasa Konstruksi dapat kita bagi dalam 5 periode, yaitu :
2.1 Periode 1945 - 1950
2.2 Periode 1951 - 1959
2.3 Periode 1960 - 1966
2.4 Periode 1967 - 1996
2.5 Periode 1997 - 2002
2.1 Periode 1945 - 1950
Dalam periode ini yang merupakan periode awal kemerdekaan, Industri Jasa Konstruksi belum lahir. Kita di sibukkan dengan pergolakan fisik melawan Belanda yang ingin kembali menjajah kita. Pelbagai hasil perundingan yang dicapai seperti Linggarjati, Renville, Rum-Royen tidak membuahkan hasil yang diharapkan. Barulah setelah Konferensi Meja Bundar (KMB) kita bebas dari gangguan pihak Belanda. Praktis pada periode ini kita belum dapat membangun.
2.2 Periode 1951 - 1959
Dalam periode inipun kita praktis belum mulai membangun karena sistim ketatanegaraan yang kita pakai menyebabkan pemerintahan tidak pernah stabil (Kabinet berganti-ganti dalam hitungan bulan) disamping adanya gangguan dari golongan separatis seperti DI, TII, PRRI, Permesta. Pemerintah belum mempunyai rencana pembangunan yang definitif.
2.3 Periode 1960 - 1966
Dalam periode ini sistim ketatanegaraan kita melaui Dekrit Presiden tanggal 5 Juli 1959 kembali ke UUD 1945. Presiden Soekarno mulai melakukan pembangunan yang dikomandoi sendiri. Kita catat beberapa pembangunan Hotel megah (Indonesia, Samudera Beach, Ambarukmo, Bali Beach), Jembatan Semanggi, Wisma Nusantara, Gelora Bung Karno, Proyek Ganefo (sekarang Komplek MPR/DPR). Sayangnya proyek-proyek tersebut tidak banyak bermanfaat untuk rakyat banyak kecuali Bendungan Jatiluhur, Karangkates, Asahan. Industri Jasa Konstruksi mulai bangkit namun terbatas pada perusahaan-perusahaan Belanda yang di nasionalisasikan.
Persaingan belum ada karena Proyek langsung ditunjuk Presiden. Klaim konstruksi tidak pernah ada. Sektor swasta baru mulai satu dua perusahaan.
2.4 Periode 1967 - 1996
Dalam periode ini kita untuk pertama kali mempunyai program pembangunan yang terarah dan berkesinambungan yang dikenal dengan istilah Repelita (Rencana Pembangunan Lima Tahun) dimulai tahun 1969.
REPELITA I : 1969 - 1974
REPELITA II : 1974 - 1979
REPELITA IIII : 1979 - 1984
REPELITA IV : 1984 - 1989
REPELITA V : 1989 - 1994
Dapat dikatakan dalam periode inilah mulai tumbuh industri jasa konstruksi secara definitif. Perusahan-perusahan Belanda yang diambil alih pada tahun 1959 dan berstatus Perusahaan Negara (PN) diubah statusnya menjadi Persero.
Pekerjaan tidak lagi dibagi tapi ditenderkan. Mulailah persaingan antar BUMN. Kemudian swastapun mulai bangkit, termasuk swasta asing. Proyek-proyek banyak yang menggunakan dana dari luar negeri.
Teknologi sudah semakin maju. Jenis kontrak beragam namun klaim konstruksi masih jarang terjadi, baru dari pihak swasta asing.
2.5 Periode 1997 – 2002.
Dalam periode ini Industri Jasa Konstruksi benar-benar lumpuh. Akibat krisis moneter pertengahan 1997 banyak proyek terbengkalai. Pengguna Jasa tak mampu membayar Penyedia Jasa. Klaim-klaim konstruksi mendadak banyak bermunculan terutama karena Penyedia Jasa tidak dibayar.
Industri Jasa Konstruksi yang telah tumbuh dan berkembang demikian pesatnya selama kurun waktu 32 tahun berhenti secara mendadak. Banyak Penyedia Jasa yang ambruk/bangkrut. PHK terjadi dimana-mana.
Ditengah-tengah kelumpuhan Industri Jasa Konstruksi, Pemerintah membuat Undang-Undang No. 18/1999 tentang jasa konstruksi beserta 3 peraturan pelaksanaannya ; PP No. 28/ 2000, PP No. 29/ 2000 tentang Arbitrase dan Alternatif Penyelesaian Sengketa. Ini suatu ironi. Dahulu selama 32 tahun Industri Jasa Konstruksi berkembang tanpa ada peraturan-peraturan yang baku. Sekarang pada saat Industri Jasa Konstruksi berhenti justru dibuat peraturan perundangan sebagai rujukan.
Dari uraian tersebut diatas dapatlah disimpulkan bahwa walaupun Industri Jasa Konstruksi di negeri kita telah berkembang selama + 32 tahun klaim konstruksi baru mulai muncul beberapa tahun terakhir (awal tahun 1997).
3. Pembahasan Klaim Konstruksi.
3.1 Umum.
3.1.1 Klaim konstruksi dapat terjadi antar para pihak yang berkontrak. Tegasnya klaim mungkin saja datang dari pihak Penyedia Jasa kepada Pengguna Jasa atau sebaliknya. Jadi tidak benar bila klaim hanya datang dari pihak Pengguna Jasa atau sebaliknya hanya Pengguna Jasa yang boleh mengajukan klaim.
3.1.2 Disamping itu klaim dapat juga terjadi dari pihak lain diluar kontrak seperti Konsultan Pengawas/Perencana, para Sub Penyedia Jasa terhadap Pengguna Jasa atau Penyedia Jasa.
3.1.3 Arti klaim sesungguhnya adalah permintaan/permohonan mengenai biaya, waktu dan atau kompensasi pelaksanaan diluar ketentuan tercantum dalam kontrak konstruksi. Jadi adalah suatu kekeliruan/salah pengertian yang menganggap klaim adalah suatu tuntutan. Memang benar klaim adakalanya berakhir dengan suatu tuntutan baik melalui suatu Badan Peradilan atau Lembaga Arbitrase apabila permintaan tersebut tidak dikabulkan.
3.1.4 Pengajuan klaim dapat dengan berbagai cara dan yang paling sederhana berupa permintaan lisan sampai dengan permintaan yang disusun secara tertulis lengkap dengan data pendukungnya.
3.1.5 Para pihak didalam suatu kontrak konstruksi lebih menyukai pemecahan secara damai tanpa melalui Badan Peradilan. Mereka menginginkan terdapat keputusan yang cepat, karena penyelesaian melalui Pengadilan disamping memakan waktu dan biaya, permasalahannya semakin terbuka untuk umum. Penyelesaian melalui Arbitrase lebih disukai karena disamping waktu lebih pendek, para arbiter dapat dipilih yang profesional dan keputusannya adalah final dan mengikat para pihak. Upaya hukum dalam bentuk apapun bila telah keluar keputusan arbitrase tidak diperkenankan (berbeda dengan Pengadilan yang memungkinkan banding, kasasi atau Peninjauan Kembali).
3.1.6 Mengenai klaim ini Robert D. Gilbreath dalam bukunya yang berjudul MANAGING CONSTRUCTION CONTRACTS pada halaman 203 - 204 menulis sebagai berikut :
“KLAIM-KLAIM
Dalam konteks suatu kontrak konstruksi, kedua belah pihak dapat mengajukan klaim satu sama lain.
1. Penyedia Jasa boleh mengajukan tambahan waktu pelaksanaan atau tambahan kompensasi dari Pengguna Jasa, atau beberapa konsesi seperti pengurangan dari persyaratan teknis atau spesifikasi bahan.
2. Pengguna Jasa boleh klaim pembebasan dalam pengertian pengurangan nilai kontrak dan atau percepatan atau penundaan dari pelaksanaan Penyedia Jasa.
Tentu saja, banyak pihak lain baik secara terikat kontrak atau lainnya boleh mengajukan klaim satu sama lain baik kepada Pengguna Jasa atau Penyedia Jasa, termasuk para Sub-Penyedia Jasa Konstruksi Perencana atau konsultan hukum.
Pembicaraan kita dititik beratkan pada klaim-klaim yang paling biasa selama masa pelaksanaan - dari Penyedia Jasa kepada Pengguna Jasa atau sebaliknya. Prinsip-prinsip yang sama dari pembelaan atau pengajuan klaim yang disajikan disini juga digunakan pada mayoritas dari keadaan klaim-klaim lainnya.
Klaim tidak lebih dari suatu permintaan atau pemohonan mengenai biaya, waktu atau kompensasi pelaksanaan atas sesuatu yang telah diberikan atau dimaksud dari salah satu pihak dalam kontrak kepada pihak lain.
Klaim-klaim dapat disajikan dalam setiap macam bentuk, mulai dari yang tidak resmi atau bahkan permintaan lisan sampai kepada paket dokumen klaim yang disusun secara rapi.
Kesalahan konsep yang biasa terjadi adalah klaim itu secara alamiah adalah berupa tuntutan hukum dengan pengertian salah satu pihak menggugat pihak lain atas suatu kerusakan dalam rasa hukum. Sebetulnya bukan ini kasusnya.
Walaupun beberapa klaim memburuk sampai suatu titik dimana permintaan membutuhkan tindakan hukum atau arbitrase, kebanyakan diselesaikan jauh sebelum hal ini terjadi.
Kebanyakan mayoritas klaim yang diprakarsai oleh Pengguna/ Penyedia Jasa diselesaikan melalui perundingan mematuhi ketentuan-ketentuan atau pendekatan yang disetujui bersama mengenai waktu dan biaya pelaksanaan antara Pengguna Jasa dan Penyedia Jasa.
Dalam daerah hukum dan ancaman hukum, kebanyakan Pengguna Jasa dan Penyedia Jasa menyadari penyelesaian tanpa melalui jalur hukum sangat lebih dikehendaki. Kedua belah pihak biasanya menderita jika klaim berlangsung atau dialihkan kedalam tuntutan hukum.
Tujuan setiap orang yang bersangkutan haruslah mengerti situasi klaim secepatnya dan menyelesaikannya selekas mungkin.
Bagi para Pengguna Jasa tuntutannya mungkin lebih sederhana :
Apakah anda lebih suka mendapatkan penyelesaian proyek atau memaksakan klaim lewat pengadilan ?.
Kebanyakan para Pengguna Jasa yang layak akan memilih yang tersebut pertama. (Terjemahan bebas N. Yasin)
3.2. Kategori Klaim.
Sebagaimana telah disinggung dalam butir 3.1, klaim dapat terjadi dari Pengguna Jasa terhadap Penyedia Jasa atau sebaliknya. Berdasarkan hal ini klaim dapat dikategorikan dalam 2 hal yaitu :
3.2.1 Dari Pengguna Jasa terhadap Penyedia Jasa berupa :
a. Pengurangan nilai kontrak
b. Percepatan waktu penyelesaian pekerjaan
c. Kompensasi atas kelalaian Penyedia Jasa
3.2.2 Dari Penyedia Jasa terhadap Pengguna Jasa berupa :
a. Tambahan waktu pelaksanaan pekerjaan
b. Tambahan kompensasi
c. Tambahan konsesi atas pengurangan spesifikasi teknis atau bahan.
3.3 Sebab-sebab timbulnya Klaim.
Sesungguhnya dalam Industri Jasa Konstruksi, klaim adalah suatu hal yang sangat wajar terjadi. Di negara Barat yang Industri Jasa Konstruksinya sudah berkembang dan para pelaku Industri Jasa Konstruksi menyadari betul arti sebuah klaim, maka hal ini menjadi biasa.
Sebagai ilustrasi, sewaktu bertugas di Saudi Arabia terasa asing dikuping sewaktu Pengguna Jasa menanyakan : “Do you have any claim to us ?”
Di Indonesia hampir tak pernah ada Pengguna Jasa yang bertanya seperti kejadian di Saudi Arabia tersebut.
Hal ini tak lain karena salah pengertian mengenai arti sesungguhnya dari klaim sehingga dianggap sesuatu yang “tabu”.
Jadi sebagaimana dengan perubahan pekerjaan, klaim dapat berasal dari mana saja. Walaupun ada beberapa sebab timbulnya klaim, tetapi hampir semuanya memiliki dasar dalam tindakan atau pengurangan dari salah satu pihak dalam kontrak namun dapat juga yang kurang sering terjadi seperti sebab-sebab dari pihak ketiga, tindakan/keinginan Tuhan atau hal lain yang menyebabkan pihak yang mengajukan klaim pihak yang mengajukan klaim menderita rugi.
Dalam pelatihan ini kita batasi sebab-sebab timbulnya klaim antara para pihak dalam suatu kontrak konstruksi yaitu antara Pengguna Jasa dan Penyedia Jasa.
3.3.1 Dari pihak Pengguna Jasa
a. Pekerjaan yang dilaksanakan Penyedia Jasa cacat atau kurang sempurna.
b. Penyedia jasa terlambat menyelesaikan pekerjaan sesuai kontrak
c. Pemutusan kontrak
3.3.2 Dari pihak Penyedia Jasa
a. Kelambatan atau cacat informasi yang harus diserahkan Pengguna Jasa seperti gambar-gambar atau spesifikasi.
b. Kelambatan atau cacat dari bahan atau peralatan yang harus disediakan Pengguna Jasa.
c. Perubahan ketentuan-ketentuan, gambar-gambar atau spesifikasi teknis.
d. Perubahan atau keadaan lapangan yang tidak diketahui
e. Reaksi dari pengaruh pekerjaan yang berturutan.
f. Larangan metode kerja tertentu termasuk kelambatan atau percepatan dari pelaksanaan proyek.
g. Kontrak yang kurang jelas/perbedaan penafsiran.
Robert D. Gilbreath dalam bukunya : “MANAGING CONSTRUCTION CONTRACT” menulis mengenai sebab-sebab klaim dihalaman 204 – 205 sebagai berikut :
“SEBAB-SEBAB TERJADI KLAIM
Sebagaimana halnya dengan perubahan-perubahan pekerjaan, klaim-klaim berasal dari mana saja. Ada banyak sebab-sebab klaim, tetapi hampir seluruhnya mempunyai dasar dengan dugaan bahwa tindakan-tindakan, pengurangan-pengurangan, oleh salah satu pihak dalam kontrak atau – yang kurang sering terjadi oleh pihak ketiga, tindakan-tindakan Tuhan atau lainnya – menyebabkan pihak yang mengajukan klaim menderita kerugian. Dalam suatu lingkungan proyek konstruksi yang sangat kompleks memberikan tekanan waktu dan biaya pada semua pihak dan menyadari banyak sekali hubungan, tanggung jawab, kewajiban dan saling ketergantungan sehingga mudah terlihat mengapa klaim-klaim adalah sama biasanya dengan menggambarkan suatu pemandangan konstruksi seperti beton dan penulangannya.
Pertama-tama mari kita bahas kasus di mana Pengguna Jasa melakukan klaim kepada Penyedia Jasa, karena hal ini sangat kurang biasa dibandingkan situasi klaim yang di bicarakan sebelumnya.
Biasanya Pengguna Jasa mengajukan klaim-klaim terhadap para Penyedia Jasanya (dan dalam hal tersebut biro teknik atau konsultan lain) salah satu atau lebih sebab-sebab berikut :
1. Pekerjaan yang cacat.
Para Pengguna Jasa yang tidak puas dengan apa yang dihasilkan Penyedia Jasa dapat mengajukan klaim atas kerugian termasuk biaya perubahan, penggantian atau pembongkaran pekerjaan yang cacat. Dalam banyak kejadian pekerjaan tidak sesuai spesifikasi tersebut dalam kontrak atau hal lain yang tidak cocok dengan maksud yang di tetapkan. Kadang-kadang barang-barang atau jasa yang diminta tidak sesuai garansi/jaminan dari Penyedia Jasa atau pemasoknya.
2. Kelambatan yang disebabkan Penyedia Jasa.
Jika Penyedia Jasa telah berjanji untuk m%laksanakan pekerjaan tersebut dalam kontrak secara keselurqhan atau sebagian, dalam waktu yang telah di tetapk!n, Pengguna Jasa dapat mengajukan klaim atas kerugian bila kelambatan tersebut di sebabkan Penyedia Jasa atau dalam kejadia. lain, bahkan jika kelambatan tersebut di luar kendAli dari Penyedia Jasa.
Jenis-jenis klaim kerugian dalam hal ini adalah kehilangan penggunaan dari fasilitas tersebut, pengaruh reaksi pada Penyedia Jasa lain dan kenaikan biaya dari pekerjaan lain yang terlambat.
3. Sebagai pembelaan klaim.
Para Pengguna Jasa yang menghadapi klaim-klaim para Penyedia Jasa dapat membalas dengan klaim tandingan. Klaim tandingan ini biasanya menyerang atau berusaha memojokkan/mendiskreditkan unsur-unsur asli dari klaim Penyedia Jasa – dengan membuka hal-hal yang tumpang tindih atau perangkapan kerugian biaya, atau menyebutkan perubahan-perubahan atau pasal-pasal klaim dalam kontrak yang melarang atau modifikasi dari tindakan-tindakan Penyedia Jasa dalam hal terjadi sengketa umpamanya.
Klaim jenis lain, walaupun jarang terjadi, timbul karena pemutusan kontrak.
Hal ini biasanya terjadi bila Penyedia Jasa gagal menyelesaikan pekerjaan atau karena suatu sebab meninggalkan lapangan pekerjaan.
Dalam hal ini biasanya Pengguna Jasa meminta konpensasi untuk kenaikan biaya di luar yang telah di bayarkan kepada Penyedia Jasa untuk menyelesaikan pekerjaan dengan cara lain. Para Penyedia Jasa juga mengajukan klaim kerugian bila merasa mereka secara tidak sah di keluarkan dari proyek atau hal lain yang menghalangi mereka untuk menyelesaikan pekerjaan.
Kedua situasi ini muncul bila kontrak secara nyata telah di putuskan salah satu pihak. Titik berat pembicaraan kita tidak akan sampai pada contoh yang ekstrim ini karena kita memusatkan perhatian pada situasi-situasi klaim yang lebih biasa terjadi – yaitu yang muncul selama masa pelaksanaan pekerjaan dan bila kelanjutan pelaksanaan kewajiban-kewajiban kontrak oleh kedua belah pihak di pikirkan.
Dalam hal ini, kebanyakan klaim yang di temukan dalam proyek konstruksi datang dari Penyedia Jasa terhadap Pengguna Jasa karena satu dan lain sebab – Kasus-kasusnya serupa bila tidak sama, seperti perubahan-perubahan tidak resmi yang dapat di ringkas sebagai berikut :
1. Kelambatan atau cacat informasi dari Pengguna Jasa, biasanya dalam bentuk gambar-gambar atau spesifikasi teknis.
2. Kelambatan atau cacat dari bahan-bahan atau peralatan yang di serahkan Pengguna Jasa
3. Perubahan-perubahan permintaan, gambar-gambar atau spesifikasi.
4. Perubahan kondisi lapangan atau kondisi lapangan yang tidak di ketahui
5. Pengaruh reaksi dari pekerjaan yang bersamaan
6. Larangan-larangan metoda kerja tertentu termasuk kelambatan atau percepatan pelaksanaan pekerjaan Penyedia Jasa.
7. Kontrak yang memiliki arti mendua atau perbedaan penafsiran.
Dalam setiap situasi ini, Penyedia Jasa akan klaim bahwa sesuatu telah terjadi (atau gagal terjadi), yang menyebabkan tambahan biaya atau penambahan waktu di luar yang tersebut dalam kontrak, atau yang dapat secara wajar di harapkan pada waktu penawaran atau penanda tanganan kontrak (Terjemahan bebas N. Yasin):
.
3.4. Unsur-Unsur Klaim Konstruksi.
Klaim-klaim konstruksi yang biasa muncul dan paling sering terjadi adalah mengenai waktu dan biaya sebagai akibat perubahan pekerjaan. Bila pekerjaan di ubah ketakanlah volume pekerjaan bertambah atau sifat dan jenisnya berubah maka tidak terlalu sulit untuk menghitung berapa tambahan biaya yang di minta Penyedia Jasa beserta tambahan waktu.
Namun terkadang Penyedia Jasa, di samping klaim yang di sebutkan tadi juga klaim sebagai dampak terhadap pekerjaan yang tidak berubah.
Menghitung klaim biaya untuk hal ini tidaklah mudah.
Hal ini dapat di terangkan sebagai berikut : suatu pekerjaan yang tidak di rubah terpaksa (karena alasan teknis pelaksanaannya) di tunda pelaksanaannya karena ada pekerjaan lain yang berubah. Pekerjaan yang tidak berubah tadi seharusnya di kerjakan pada musim kemarau. Oleh karena terjadi penundaan maka pekerjaan ini terpaksa di laksanakan dalam musin hujan yang mengakibatkan menurunnya produktivitas dan perlu tambahan biaya untuk melindungi pekerjaan tersebut dari pengaruh cuaca (hujan).
Belum lagi kemungkinan terjadi kenaikan upah buruh karena musim hujan tambahan tenaga pengamanan, biaya administrasi dan overhead.
Masalah ini di kupas oleh Robert D. Gilbreath dalam bukunya “MANAGING CONSTRUCTION CONTRACTS” 205-207 sebagai berikut :
“UNSUR-UNSUR KLAIM KONSTRUKSI.
Jika suatu keadaan rangsangan klaim yang telah di terangkan sebelumnya terjadi, Penyedia Jasa segera memberitahukan Pengguna Jasa mengenai hal itu dan pengaruh dari masing-masing.
Bila pemberitahuan ini di lakukan dengan menekankan klaim, kebanyakan para Penyedia Jasa meminta tambahan waktu dan/atau konpensasi untuk (1) kenaikan biaya untuk melaksanakan perubahan pekerjaan dan (2) “dampak biaya” pada pekerjaan yang tidak berubah. Dalam banyak kasus di mana situasi klaim yang bonafide telah terjadi, Penyedia Jasa telah menderita beberapa kenaikan biaya-biaya (dalam arti waktu, biaya atau keduanya dalam masing-masing kategori).
Pengguna Jasa boleh menerima atau menolak biaya-biaya langsung untuk melaksanakan pekerjaan yang di rubah. Akan tetapi, dampak biaya – biaya pada pekerjaan yang tidak di rubah – tidak mudah untuk di tentukan atau di hitung biayanya. Mari kita bicarakan dulu biaya-biaya untuk melaksanakan perubahan pekerjaan. Beberapa biaya yang paling biasa terjadi adalah :
- kenaikan upah tenaga kerja/tambahan atau upah lebih tinggi
- tambahan material dan peralatan yang di perlukan
- tambahan pengawasan, administrasi dan overhead
- kenaikan waktu yang perlu untuk pelaksanaan
- membuka/mengerjakan kembali pekerjaan
- penurunan produktivitas atau efisiensi
- pengaruh cuaca
- catatan mengenai hambatan-hambatan dan kelambatan-kelambatan
- demobilisasi dan remobilisasi
- penanganan material yang berlebihan
- biaya-biaya lembur dan waktu kerja
- lembur yang berlebihan, yang mengarah pada penurunan produktivitas
- salah penempatan peralatan
- kehilangan nilai ekonomi dari material
- penumpukan pada tempat kerja
- de-efisiensi dari jenis pekerjaan.
Untuk dampak biaya-biaya, seluruh hal tersebut di atas dapat diklaim. Bedanya adalah lebih sulit menetapkan dasar dari dampak dan menghitung kenaikan biaya. Pertanyaan mengenai apakah dampak biaya dapat dikurangi dengan mudah dapat dikatakan, tapi sulit dijawab: Berapa kenaikan biaya untuk melaksanakan pekerjaan B dan C setelah pekerjaan A dirubah. Untuk menjawab pertanyaan ini baik Penyedia Jasa maupun Pengguna Jasa harus menetapkan apa yang seharusnya menjadi biaya untuk pekerjaan B dan C dan A tidak berubah.
Hal ini membutuhkan analisis kualitatif yang lebih dan seringkali merupakan masalah yang paling sulit sehubungan dengan dampak biaya.
Cara terbaik untuk melukiskan dampak biaya adalah melalui sebuah contoh. Misalkan Pengguna Jasa karena satu dan lain hal memperlambat pekerjaan Penyedia Jasa dan menyebabkan penundaan pekerjaan tersebut yang telah direncanakan untuk dilaksanakan dalam musim panas menjadi musim dingin. Pekerjaan itu sendiri adalah sama, tetap, toh Penyedia Jasa harus menanggung biaya sehubungan dengan pekerjaan musim dingin yang seharusnya dilakukan pada musim panas.
Dampak-dampak biaya dapat termasuk hal-hal berikut:
- Biaya untuk melindungi pekerjaan terhadap cuaca dingin.
- Inefisiensi dalam produksi disebabkan karena para pekerja bekerja dalam cuaca dingin, dengan perlindungan peralatan yang tidak praktis, dipermukaan yang licin, dan selama waktu siang yang lebih pendek.
- Biaya-biaya alat pemanas dan bahan bakar untuk melindungi orang dan untuk pelaksanaan pekerjaan seperti pemanasan untuk beton.
- Kenaikan biaya perawatan peralatan.
- Kerusakan material dan peralatan karena cuaca.
- Ketidakmampuan untuk menjaga angkatan kerja.
- Kehilangan waktu karena suhu yang ekstrim atau kondisi iklim.
- Kenaikan biaya pemondokan dan transpor.
- Kelambatan karena libur Natal.
- Perpanjangan premi asuransi atau pembayaran garansi.
- Kenaikan upah buruh, harga material, peralatan dan biaya overhead karena inflasi dan eskalasi harga.
(Terjemahan bebas N. Yasin)
3.5. Bentuk/Format Pengajuan Klaim.
Klaim konstruksi dapat beragam dalam bentuk dan isinya.
Walaupun klaim dan perubahan pekerjaan sasarannya sama yaitu meminta kompensasi atas biaya dan waktu namun sesungguhnya berbeda sifatnya. Kompensasi atas perubahan pekerjaan diajukan sebelum pekerjaan tersebut dilaksanakan. Bila tidak/belum disetujui pekerjaan tersebut belum dilaksanakan. Sedangkan klaim, diajukan pada saat pekerjaan sudah atau sedang dikerjakan. Biasanya cara pengajuan klaim dimulai dengan penyampaian fakta mengenai suatu pekerjaan yang ditanyakan, diantaranya mengenai lokasi pekerjaan, dan analisis biaya.
Kemudian dilengkapi dengan keterangan yang mendukung klaim tersebut dan disusun berurutan biasanya berdasarkan surat-menyurat antara Pengguna Jasa dan Penyedia Jasa.
Mengenai cara pengajuan klaim ini Robert D. Gilbreath dalam bukunya: MANAGING CONSTRUCTION CONTRACTS pada halaman 207 menulis sebagai berikut:
“STRUKTUR KLAIM PENYEDIA JASA”.
Sebagaimana telah disebut sebelumnya, klaim-klaim Penyedia Jasa dapat bervariasi dalam bentuk dan isinya. Akan tetapi jenis klaim biasanya mengikuti struktur sebagai berikut :
1. Keterangan mengenai ketentuan-ketentuan dan syarat-syarat kontrak seperti lingkup pekerjaan, struktur pembiayaan yang meliputi bagian pekerjaan yang ditanyakan.
2. Keterangan mengenai fakta peristiwa yang telah terjadi (atau tidak terjadi) biasanya disajikan secara kronologis dan merupakan surat-menyurat, perintah-perintah perubahan, rapat-rapat, dan sebagainya.
3. Akibat dari keadaan rangsangan klaim, biasanya disajikan sebagai cerita mengenai kenaikan/tambahan usaha yang diperlukan Penyedia Jasa.
4. Analisa biaya, yang mungkin termasuk rincian daftar kenaikan biaya yang disebabkan perubahan atau suatu perbandingan antara biaya sesungguhnya dan biaya yang diperkirakan – perbedaan antara keduanya menunjukkan jumlah klaim.
Perlu diingat bahwa klaim berbeda dengan perhitungan Penyedia Jasa akibat pemberitahuan perubahan pekerjaan. Dalam arti yang sangat kaku mungkin sama, dengan pertimbangan bahwa dalam kedua hal tersebut Penyedia Jasa menyajikan informasi mengenai tambahan biaya kepada Pengguna Jasa. Akan tetapi, pengajuan biaya terjadi sebelum pekerjaan dilaksanakan, dan sebuah klaim biasanya diajukan setelah atau selama pelaksanaan pekerjaan bersangkutan.
Begitu kenaikan kompensasi atau tambahan waktu disetujui maka klaim harus berubah menjadi perubahan pekerjaan.
(Terjemahan bebas N. Yasin):
Selain itu Mc. Neil Stokes dalam bukunya: “CONSTRUCTION LAW IN CONTRACTOR’S LANGUAGE” menulis mengenai prosedur klaim pada halaman 140-142 sebagai berikut :
“Prosedur Klaim”
Penyedia Jasa harus menyiapkan klaimnya secara tertulis untuk kompensasi tambahan bagi perubahan yang harganya tidak ditetapkan dalam rincian yang mencukupi untuk mengajukan secara jelas fakta-fakta yang diperlukan untuk menunjukkan biaya dan posisinya dimana dia berhak mendapatkan kenaikan harga kontrak karena perubahan pekerjaan. Tak ada format tertentu yang diperlukan untuk pengajuan klaim. Akan tetapi klaim tersebut haruslah ditata/diatur secara logis dan berisi fakta pernyataan klaim dalam sebanyak mungkin rincian yang diperlukan untuk menyajikan pandangan Penyedia Jasa, juga harus berisi atau merujuk pada dokumen-dokumen pokok dan pasal-pasal kontrak, laporan-laporan dari saksi ahli dan foto-foto dan juga harus berisi dasar hukum dan kontrak dari klaim tersebut untuk menunjukkan bahwa Penyedia Jasa berhak mendapatkan kenaikan nilai kontrak.
Banyak Penyedia Jasa dan Sub-Penyedia Jasa mengatakan keprihatinannya pada pemberitahuan tentang klaim mengakibatkan hubungan jelek dengan Pengguna Jasa. Sesungguhnya klaim tak perlu menyebabkan perselisihan jika ditangani dengan benar dan taktis dan jika pihak lain dapat dibuat mengerti bahwa pemberitahuan tersebut diperlukan sesuai kontrak.
Sebagai tambahan untuk memperkuat klaim mengenai kompensasi tambahan Penyedia Jasa atau Sub Penyedia Jasa harus mengajukan klaim tambahan waktu yang diperlukan untuk perubahan pekerjaan dalam batas penyelesaian tersebut dalam kontrak. Jika Penyedia Jasa atau Sub-Penyedia Jasa melampaui batas ini, kemungkinan dia akan dikenakan ganti rugi kelambatan. Penyedia Jasa atau Sub Penyedia Jasa mudah dikenakan ganti rugi kelambatan karena uangnya dapat dipotong dari pembayaran termijn atau uang retensi.
Kebanyakan Penyedia Jasa dan Sub-Penyedia Jasa diminta berdasarkan kontrak untuk mengajukan klaim perpanjangan waktu jika proyek terlambat karena suatu sebab untuk menghindari ganti rugi kelambatan.
Sebagai contoh, jika Pengguna Jasa secara lisan memberitahukan kerja tambah kepada Penyedia Jasa yang akan menyebabkan penyelesaian pekerjaan terlambat, Penyedia Jasa harus mengajukan klaim perpanjangan waktu dalam batas waktu tertentu setelah menerima perintah.
Penyedia Jasa dapat melindungi dirinya mengenai hal ini dengan mengirim satu surat kepada Pengguna Jasa yang berisi dua pernyataan :
1. Penyedia Jasa telah diperintahkan untuk melaksanakan pekerjaan tambah (jelaskan disini pekerjaan apa) yang menyebabkan dia menanggung biaya tambahan. Klaim untuk tambahan biaya akan diajukan kemudian (atau diajukan sekarang bila dketahui).
2. Pekerjaan tambah tersebut akan memperlambat penyelesaian pekerjaan, dan Penyedia Jasa mengajukan klaim perpanjangan waktu untuk melaksanakna pekerjaan tambah.
Jadi, bila proyek terlambat, diperlukan 2 macam klaim - perpanjangan waktu dan tambahan biaya. Kesalahan yang biasa terjadi dari Penyedia Jasa yang melaksanakan pekerjaan tambah hanya mengajukan klaim tambahan biaya dan melalaikan klaim perpanjangan waktu.
Jika perubahan pekerjaan menyebabkan Penyedia Jasa terlambat dan dia lupa minta perpanjangan waktu maka dia terpaksa mempercepat pekerjaan dengan biayanya sendiri untuk menghindari ganti rugi atas keterlambatan.
Para Penyedia Jasa Pemerintah harus mematuhi dengan sejujur-jujurnya ketentuan-ketentuan perundingan yang diatur dalam Armed Services Procurement Act bila mereka mengajukan klaim-klaim. Menurut peraturan ini, Penyedia Jasa harus mengajukan biaya atau data harga, menyatakan bahwa data tersebut akurat/benar, lengkap dan up to date (mutakhir) dan setuju untuk penyesuaian bila data yang disampaikan tidak akurat.
Beberapa instansi Pemerintah memiliki format rinci untuk menghimpun keterangan-keterangan klaim yang diperlukan dalam perudingan.
Pengajuan perubahan-perubahan sesuai waktu dapat mencegah kelebihan biaya, kelambatan dan sakit hati pada proyek.
Untuk menghindari perubahan-perubahan yang terlambat dalam perencanaan konstruksi, para Pengguna Jasa dapat tertolong dengan secara terus menerus meninjau kembali perencanaan dan spesifikasi. Perencana dan Penyedia Jasa dapat juga secara terus menerus meninjau pekerjaan sebelum dilaksanakan untuk mengurangi sengketa dan perubahan-perubahan pada saat-saat terakhir.
Makin cepat perubahan dilakukan, makin berkurang biaya.
(Terjemahan bebas N. Yasin):
Sebagai suatu ilustrasi, dalam Pelatihan ini disajikan cara perusahaan Perancis yang memenangkan tender proyek Pembangkit Listrik Tenaga Air (PLTA) yang telah disinggung sebelumnya.
Salah satu klaim perusahaan tersebut, menyangkut pekerjaan pemboran untuk membuat terowongan pengelak yang panjangnya beberapa ribu meter. Pada waktu tender, rupanya perusahaan ini telah mengetahui jenis batuan di lokasi yang akan dibuat terowongan tersebut jauh lebih keras dari yang tersebut dalam dokumen tender. Hal ini tidak ditanyakan dalam rapat sebelum pemasukan penawaran (prebid meeting) karena perusahaan tersebut melihat hal ini suatu peluang besar untuk mengajukan klaim.
Oleh karena itu dia mengajukan penawaran yang harganya di bawah penawaran lain sehingga dia memenangkan tender tersebut.
Pada waktu melaksanakan pekerjaan terowongan tersebut terbukti dugaan perusahaan tersebut tidak salah. Mata bor yang dipakai ternyata tidak mampu menembus batu-batuan dan patah. Pekerjaan segera dihentikan, mata bor yang patah dan contoh batu-batuan setelah difoto, dikirim kelaboratorium independen di Perancis. Hasil Laboratorium menyebutkan dengan pasti kekerasan batuan tersebut menurut Skala Mohr yang ternyata lebih keras dari kekerasan batu yang tercantum dalam dokumen tender. Hal inilah yang ditunggu perusahaan tersebut. Selain itu laporan laboratorium juga merekomendasikan agar dipakai mesin bor khusus dengan menggunakan mata bor dengan memakai intan. Hasil penelitian sebab-sebab mata bor itu patah juga membuktikan bahwa jenis mata bor tersebut patah karena dipakai untuk jenis batuan yang lebih keras.
Berdasarkan hal-hal tersebut di atas perusahaan itu menyusun klaim tambahan waktu dan tambahan biaya sebagai berikut :
1. Klaim perpanjangan waktu
a) Waktu demobilisasi mesin bor yang lama
b) Waktu mobilisasi mesin bor yang baru (didatangkan dari Brasilia)
c) Tambahan waktu untuk pekerjaan lain akibat tertundanya pekerjaan terowongan.
2. Klaim Biaya
a) Biaya mobilisasi mesin bor yang baru
b) Tambahan biaya untuk pengeboran batuan yang lebih keras
c) Biaya tambahan untuk ahli mesin bor yang baru
d) Tambahan biaya overhead karena waktu pelaksanaan bertambah
e) Sewa tambahan untuk sewa peralatan yang idle karena menunggu mesin bor yang baru
Oleh karena klaim-klaim tersebut didukung data yang akurat, hampir seluruhnya diterima dan dibayar oleh Pengguna Jasa.
Ditambah dengan klaim-klaim lain maka seluruh klaim (menurut keterangan) sudah hampir sama dengan nilai kontrak asli
Dari uraian tersebut di atas terlihat bahwa klaim yang berdasarkan data yang akurat (bukan karangan atau mengada-ada) seharusnya diterima. Terlihat pula disini bahwa sesungguhnya Pengguna Jasa ikut memberikan sumbangan pada klaim ini yaitu kekurang telitian menyampaikan data lapangan sewaktu tender dan ini memang hal yang sering terjadi.
Berdasarkan hal tersebut diatas perusahaan tersebut dijuluki “Claim Artist”.
3.6. Analisis Klaim.
Bila suatu klaim muncul, misalkan dari Penyedia jasa kepada Pengguna Jasa (ini yang sering terjadi) maka klaim tersebut harus dianalisis dengan cermat.
Pertama-tama Pengguna Jasa harus meneliti apakah klaim tersebut berdasarkan fakta yang dapat dibuktikan. Kemudian dianalisis dasar hukumnya seperti kesesuaian dengan kontrak atau peraturan perundang-undangan dan akhirnya tentu saja meng-analisis biaya yang diminta.
Membuktikan apakah klaim tersebut berdasarkan fakta serta sesuai kontrak tidaklah terlalu sukar karena rujukannya jelas.
Akan tetapi analisis biaya tidaklah mudah dan dapat bervariasi sesuai kecerdikan Penyedia Jasa seperti memasukkan tambahan biaya untuk pekerjaan yang sesungguhnya tidak berubah tapi terpengaruh pelaksanaannya karena ada pekerjaan yang berubah. Kemudian Penyedia Jasa juga klaim biaya sewa alat yang menganggur/idle, biaya overhead, tambahan biaya uang karena ada perpanjangan waktu dlsb.
Robert D. Gilbreath dalam bukunya “MANAGING CONSTRUCTION CONTRACTS” halaman 208 mengupas analisis klaim ini sebagai berikut:
“Analisis Klaim-Klaim.
Untuk mempertimbangkan manfaat-manfaat dari klaim dan menentukan tambahan kompensasi apa yang diizinkan (bilamana ada), Pengguna Jasa harus menganalisis secara seksama klaim tersebut dalam 3 tahapan yaitu:
(1) analisis secara faktual (apa sesungguhnya yang terjadi)
(2) analisis secara hukum atau berdasarkan kontrak (apakah benar Penyedia Jasa berhak mengajukan klaim)
(3) analisis biaya (berupa biaya tambahan uang atau waktu harus diberikan kepada Penyedia Jasa).
Analisis klaim secara faktual dan hukum lebih mudah jika anda mempunyai bentuk pengawasan yang cocok, rincian data, pengawasan perubahan yang tersusun, penetapan kemajuan pekerjaan dan pembayaran yang obyektif dan sebagainya.
Akan tetapi, sungguh mengejutkan berapa luas analisa biaya dapat bervariasi dari keadaan fakta dan hukum yang sama.
Inilah daerah pembelaan klaim – analisa biaya – yang mengandung resiko tertinggi dan menuntut perhatian terbesar dari Pengguna Jasa.
Ada dua metoda yang nyata untuk menghitung biaya-biaya klaim :
1. metoda biaya total
2. metoda kenaikan biaya.
Dengan metoda biaya total, Penyedia Jasa secara sederhana membandingkan biaya sebenarnya dari pelaksanaan suatu pekerjaan atau bagian pekerjaan dengan biaya yang diharapkan (atau biaya pada waktu penawaran atau harga kontrak). Perkiraan atau asumsinya adalah bahwa semua kenaikan biaya yang diderita Penyedia Jasa merupakan klaim.
Tidak perlu disebut, kebanyakan Pengguna Jasa menanggapi secara negatif pendekatan metoda biaya total ini. Masalah utama adalah Penyedia Jasa harus membuktikan bahwa pekerjaan yang di rubah di laksanakan seefisien mungkin. Ini sukar dilaksanakan.
Walaupun pendekatan ini dapat menyakinkan “batas atas” dari biaya klaim yang diperlukan, hal ini biasanya tidak berdaya guna dalam mencari penyelesaian.
Metoda kenaikan biaya lebih dianjurkan dibandingkan dengan metode biaya total karena beberapa alasan. Pertama-tama, metode ini mensahkan kenaikan-kenaikan biaya yang timbul dari kondisi-kondisi lain dari yang terhutang pada fakta-fakta klaim (in-efisiensi Penyedia Jasa, nasib buruh, faktor-faktor yang tidak berkaitan dengan klaim itu sendiri).
Kedua, pendekatan ini memungkinkan biaya-biaya diperkirakan untuk unsur-unsur pekerjaan yang berlainan dibawah penetapan parameter biaya yang adil.
Seringkali dengan filosofi biaya total, suatu unsur kenaikan biaya yang tidak pada tempatnya, bila dimasukkan kedalam klaim, mengaburkan atau menodai unsur-unsur yang bermanfaat, sehingga mengurangi efektifitas klaim. Selain itu metode kenaikan biaya menitik beratkan pada penyebab dan pengaruh dalam satu nada. Dengan metode kenaikan biaya, para Penyedia Jasa mengaitkan setiap tambahan biaya dengan setiap fakta penyebab, misalnya : Pengarahan anda adalah pemadatan tanah dilakukan dengan alat pemadat tangan yang seharusnya menggunakan mesin giling menyebabkan kami menanggung kenaikan biaya.
Yang paling penting, metode kenaikan biaya memungkinkan peningkatan pemecahan dengan mudah, unsur-unsur pemecahan dapat dipisahkan dan ditangani dengan cepat, sementara lebih banyak sengketa tertunda.
(Terjemahan bebas N. Yasin):
3.7. Jenis-Jenis Klaim.
Di antara beberapa jenis klaim, akan ditinjau 2 (dua) jenis klaim yang paling sering terjadi yaitu klaim yang timbul akibat keterlambatan penyelesaian pekerjaan. Klaim jenis ini biasanya mengenai permintaan tambahan biaya dan tambahan waktu.
Selain itu terdapat pula jenis klaim lain sebagai akibat kelambatan tadi yaitu klaim atas biaya tak langsung (overhead). Penyedia Jasa yang terlambat menyelesaikan suatu pekerjaan karena sebab-sebab dari Pengguna Jasa, meminta penggantian tambahan biaya overhead dengan alasan biaya ini bertambah karena pekerjaan belum selesai.
Walaupun klaim kelambatan kelihatannya sederhana saja, namun dalam kenyataannya tidak demikian. Misalnya Penyedia Jasa hanya diberikan tambahan waktu pelaksanaan tanpa tambahan biaya karena alasan-alasan tertentu.
Di lain kejadian Penyedia Jasa selain mendapat tambahan waktu mendapatkan pula konpensi lain.
Kemungkinan lain, Penyedia Jasa tidak mendapatkan seluruh klaim kelambatan yang diminta karena tidak seluruh kelambatan tersebut kesalahan Pengguna Jasa. Penyedia Jasa juga mempunyai andil dalam kelambatan tersebut yang terjadi secara tumpang tindih.
Mengenai klaim kelambatan pelaksanaan ini (delay claims), Robert D. Gilbreath dalam bukunya, “”MANAGING CONSTRUCTION CONTRACTS” halaman 209 – 210 menulis sebagai berikut :
“Klaim-Klaim Kelambatan.
Salah satu jenis klaim yang paling sering terjadi adalah Pengguna Jasa, Penyedia Jasa lain atas kondisi-kondisi lapangan menyebabkan Penyedia Jasa terlambat. Dalam banyak kasus klaim tersebut berupa tambahan waktu dan biaya.
Kebanyakan Pengadilan menjumpai tiga macam klaim yang jelas, dan cara penyelesaian tergantung pada macam yang terkait.
Ketiga macam klaim tersebut adalah :
1. Kelambatan yang dapat diterima (execusable delay).
Untuk hal ini, Penyedia Jasa hanya diberikan perpanjangan waktu, tapi tidak tambahan biaya atau pembebasan lainnya.
2. Kelambatan-kelambatan dengan konpensasi (ganti kerugian).
Disini Penyedia Jasa tidak saja diberikan perpanjangan waktu (jika hal itu dapat ditunjukkan bahwa perpanjangan waktu tersebut perlu) tapi juga tambahan ganti rugi/konpensasi.
3. Kelambatan-kelambatan yang berbenturan.
Disini maksudnya adalah kelambatan tersebut sebagian karena kesalahan Pengguna Jasa dan sebagian lagi karena kesalahan Penyedia Jasa dan periode kelambatannya tumpang tindih atau berbenturan. Sebagai contoh : Pengguna Jasa mungkin terlambat menyerahkan peralatan kepada Penyedia Jasa untuk dipasang atau terlambat mendapatkan izin bangunan (IMB) atau otorisasi daerah sehingga Penyedia Jasa tidak dapat mulai kerja. Misalkan kelambatan ini menunda mulainya pekerjaan dari 1 Januari sampai 1 Juli (6 bulan keterlambatan Pengguna Jasa). Disamping itu Penyedia Jasa tidak dapat menyelesaikan gambar-gambar kerja atau jaminan pelaksanaan (atau beberapa kewajiban lain) dalam periode 1 April sampai dengan 1 Juli (3 bulan keterlambatan Penyedia Jasa). Dengan kata lain, Penyedia Jasa terlambat 3 bulan karena masalah mereka sendiri, terlepas apakah Pengguna Jasa terlambat atau tidak. Masa dari 1 April sampai 1 Juli adalah masa tumpang tindih – berbenturan. Jika semua dapat dibuktikan, Penyedia Jasa hanya diberikan perpanjangan waktu selama 3 bulan yaitu periode Januari – April – 3 bulan kelambatan semata-mata masalah Pengguna Jasa. Bila kedua pihak bersalah, kelambatan diistilahkan sebagai berbenturan, dan tidak ada satu pihak pun mendapat pembebasan. Kelambatan-kelambatan yang tumpang tindih ini sungguh menjadi rumit bila kelambatan dari satu Penyedia Jasa menyebabkan kelambatan Penyedia Jasa lain, Sub Penyedia Jasa dan seterusnya. Menguraikannya adalah suatu tantangan besar dan biasanya memerlukan analisis dari ahli secara sungguh-sungguh seperti menyusun program jadual CPM dan sebagainya. Klaim-klaim kelambatan hampir selalu mengarah pada permintaan waktu dan uang. Beberapa unsur biaya yang biasa yang meningkat sebagai akibat dari waktu (biaya-biaya waktu peka) adalah:
1. bunga bank (interst)
2. asuransi
3. overhead kantor pusat
4. biaya umum
5. penyewaan
6. pemeliharaan alat
7. pemasokan materal
8. dukungan teknik
9. administrasi kontrak
10. mutu program administrasi
11. pengamanan
12. pengawasan
13. perpanjangan atau kehilangan masa jaminan
14. ganti rugi
15. penyimpanan dan perlindungan material.
Berhutang kepada semua hal tersebut diatas dan lebih lagi mudah dilihat mengapa kelambatan yang diizinkan sangat jarang – jika waktu diberikan, uang biasanya diberikan juga (klaim ganti rugi).
Penggunaan paling biasa dari keterlambatan yang diizinkan adalah bila diberikan dimuka – Pengguna Jasa dan Penyedia Jasa setuju mengenai penundaan untuk kebaikan salah satu pihak atau keduanya.
(Terjemahan bebas N. Yasin):
Mengenai biaya-biaya umum (overhead) dalam klaim-klaim, Robert D. Gilbreath dalam bukunya “MANAGING CONSTRUCTION CONTRACT” pada halaman 210 – 211 menulis sebagai berikut :
“Biaya-Biaya Umum Dalam Klaim.
Dapatkah Penyedia Jasa menagih biaya-biaya umum kepada Pengguna Jasa, hanya karena kelambatan ?.
Dengan kata lain, jika Pengguna Jasa memperlambat Penyedia Jasa selama dua bulan, dan disamping biaya-biaya langsung dan terkait seperti tersebut diatas Penyedia Jasa managih overhead kantor pusat – apakah harus dibayar ?. Kebanyakan orang menolak dugaan ini segera, tetapi hal ini mempunyai manfaat – dan telah dibenarkan dalam kasus per kasus.
Apa yang menyebabkan biaya overhead naik ?. Sebagai contoh pertimbangkan gaji seorang Direktur Utama Penyedia Jasa, pengeluaran-pengeluaran perusahaan staf perusahaan, tagihan-tagihan umum pada kantor pusat, pengeluaran gedung, pajak real estate, biaya iklan dan seterusnya. Biaya-biaya ini tidak khusus dibebankan pada salah satu kontrak, tapi diperhitungkan dengan menyebarkannya kepada semua kontrak dan termasuk secara tidak langsung dalam harga penawaran Penyedia Jasa.
Jika kontrak yang terlambat dari satu tahun menjadi dua tahun pelaksanaan, biaya-biaya ini berjalan terus tidak pandang apakah ia proporsional terhadap jumlah pekerjaan sesungguhnya ada atau tagihan yang terjadi.
Pengadilan telah mengizinkan biaya overhead dalam situasi kelambatan. Rationya beraneka, tetapi biasanya berkisar :
1. dokumen kontrak (apa yang disebutkan tentang unsur biaya ini)
2. apakah biaya-biaya klaim ini diizinkan (apakah sudah dimasukkan dalam biaya kontrak lain)
3. unsur-unsur apa saja yang dimasukkan (keanggotaan golf Direktur Utama).
4. Bagaimana biaya-biaya perusahaan ini dialokasikan keseluruh kontrak.
Isu final ini menjadi prinsip pembukuan yang hanya diketahui beberapa orang saja sehubungan dengan pengumpulan biaya, metoda pengalokasian beban yang dipakai dan disebar.
Mencukupi untuk menyatakan bahwa biaya-biaya kelambatan sering lebih tinggi dari yang disadari Pengguna Jasa dan harus dipertimbangkan dengan sangat hati-hati sebelum kelambatan dibuktikan atau diizinkan terjadi.
Sebuah butir penting lain muncul disini. Tidak ada maaf untuk kekurangan pelatihan atau kesadaran pada isu ini – untuk klaim-klaim yang tidak peka.
Jika anda terlibat dalam konstruksi, dalam hal apa saja, anda harus tahu bagaimana keputusan anda mengenai kepekaan waktu dan biaya dan harus siap untuk menikmati atau menanggung konsekwensi sebelum hal tersebut diambil.
Hal ini berarti bahwa semua orang harus mengetahui dasar-dasar pengajuan dan pembelaan klaim, macam-macam biaya yang dapat terlibat dan pengelolaan kontrak yang kritis. Bahwa sistim biaya dan jadual adalah penting bukan saja untuk pengawasan kontrak tapi juga untuk perlindungan klaim.
Hal yang sama juga benar untuk dokumentasi, pelaporan kontrak, catatan pembukuan yang sangat teliti. Klaim yang berkembang menjadi tuntutan hukum sering terjadi beberapa tahun-tahun sesudah semua orang yang bertanggung jawab telah pindah atau melupakan apa yang terjadi.
Hal itu mengenai seseorang dari mereka untuk membuat anda seorang yang percaya pada sistim pengelolaan kontrak dan pengawasan kontrak.
(Terjemahan bebas N. Yasin):
4. Perkembangan Kejadian Suatu Klaim.
Dalam paragrap ini akan diuraikan bagaimana proses klaim yang terjadi sebagai akibat perubahan yang diperintahkan atau diminta.
Hal ini dijelaskan oleh Robert D. Gilbreath dalam bukunya : “MANAGING CONSTRUCTION CONTRACTS” halaman 213 secara grafis sebagaimana tertera dalam halaman 33.
Penjelasan dari diagram tersebut adalah sebagai berikut :
4.1. Perubahan Pekerjaan.
Klaim berawal dari terjadinya suatu perubahan pekerjaan.
Perubahan pekerjaan ini terdiri dari 2 (dua) kemungkinan :
· Diketahui sebelumnya
· Tidak diketahui sebelumnya.
4.2. Pemberitahuan.
Bila perubahan pekerjaan diketahui sebelumnya, maka langkah selanjutnya adalah melakukan pemberitahuan kepada Pengguna Jasa.
4.3. Permintaan Perubahan.
Bila perubahan pekerjaan tidak diketahui sebelumnya maka perubahan pekerjaan tersebut dinamakan perubahan tidak resmi.
Untuk ini Penyedia Jasa mengajukan Permintaan Perubahan kepada Pengguna Jasa.
4.4. Penerbitan Perintah Perubahan.
Apabila Pemberitahuan dan atau Permintaan Perubahan disetujui maka Pengguna Jasa wajib menerbitkan Perintah Perubahan Pekerjaan.
4.5. Klaim.
Apabila Pemberitahuan dan atau Permintaan Perubahan tidak disetujui Pengguna Jasa maka Penyedia Jasa mengajukan klaim.
Bila klaim disetujui diterbitkan Perintah Perubahan Pekerjaan.
4.6. Arbitrase/Pengadilan.
Apabila klaim tidak disetujui, Penyedia Jasa dapat mengajukan penyelesaian sengketa lewat Arbitrase atau Pengadilan (sesuai kesepakatan dalam kontrak).
4.7. Amandemen Kontrak.
Setelah terbit perintah perubahan harus diikuti dengan penerbitan Amandemen Kontrak.
PERKEMBANGAN KEJADIAN SUATU KLAIM.
5. Prosedur Penanganan Klaim.
5.1. Administrasi Kontrak.
Dalam menangani klaim, fungsi Administrasi Kontrak memegang peranan yang sangat penting, bahkan dapat dikatakan bahwa berhasil tidaknya penyelesaian suatu klaim sangat tergantung dari kerapihan dan kecermatan memelihara dan mengelola Administrasi kontrak sejak saat kontrak ditanda tangani.
Kelalaian, kecerobohan serta kurang terpeliharanya arsip-arsip dan data-data kontrak lainnya termasuk surat menyurat antara Pengguna Jasa dan Penyedia Jasa akan sangat melemahkan perjuangan dalam penanganan masalah klaim. Sebagai kesimpulan dapat dikatakan bahwa sasaran pertama dari pengelolaan kontrak adalah menghilangkan atau setidaknya mengurangi kemungkinan terjadinya suatu klaim.
5.2. Manajer Kontrak/Administrator Kontrak.
Seperti proses dalam perubahan pekerjaan, Manajer Kontrak/Administrator Kontrak biasanya bertugas menangani klaim, mulai sejak klaim muncul sampai dengan penyelesaiannya.
Tentu saja dengan otoritas dari Pengguna Jasa/Penyedia Jasa jika suatu klaim terjadi, Manajer Kontrak/Administrator Kontrak melakukan hal-hal berikut :
a. Harus yakin hal tersebut secara manajerial benar
b. Menganalisis klaim dengan teliti
c. Mencatat dan mengarsipkan dengan cermat
d. Menyelesaikannya sesegera mungkin.
Semua diskusi, surat-menyurat dokumen-dokumen pendukung dan sebangsanya yang berhubungan dengan klaim harus diperoleh dan dihimpun untuk dievaluasi apakah klaim tersebut dapat diterima atau ditolak.
5.3. Evaluasi.
Manajer Kontrak/Administrator Kontrak kemudian memimpin suatu usaha penelitian secara mendetail termasuk didalamnya :
a. Mewawancarai orang-orang yang bersangkutan dari pihak Pengguna Jasa.
b. Mempelajari dokumen kontrak, arsip proyek, laporan-laporan yang mungkin diperlukan untuk menganalisis klaim.
5.4. Bahan-Bahan Evaluasi.
Untuk melaksanakan evaluasi dengan baik diperlukan dokumen-dokumen yang mencakup hal-hal berikut :
a. Dokumen Kontrak
b. Perubahan-perubahan pekerjaan
c. Ringkasan pekerjaan tambah/kurang yang telah disetujui.
d. Risalah rapat
e. Korespondensi dengan Penyedia Jasa
f. Jadual pelaksanaan
g. Photo-photo dokumentasi proyek
h. Laporan harian dan sebagainya.
5.5. Analisis.
Apabila seluruh arsip-arsip klaim sudah lengkap maka Manajer Kontrak/Administrator Kontrak meminta bantuan orang-orang proyek lainnya untuk menganalisis dan menyiapkan tanggapan atas klaim tersebut.
5.6. Perintah Perubahan.
Sekali klaim tersebut telah diselesaikan maka Perintah Perubahan Pekerjaan harus diterbitkan. Dalam hal ini semua perubahan terhadap kontrak harus diawasi dan didokumentasikan dengan baik.
5.7. Penyelesaian Klaim.
Apabila cara penanganan klaim seperti diatas tidak mencapai persetujuan, maka dapat ditempuh melalui pengadilan atau arbitrasi.
Catatan :
Seluruh prosedur tersebut diatas yaitu butir 5.1 hingga butir 5.7 dapat pula dilakukan oleh Penyedia Jasa apabila inisiatip klaim datang dari pihak Penyedia Jasa.
Selanjutnya Robert D. Gilbreath dalam bukunya “MANAGING CONSTRUCTION CONTRACTS” halaman 212 – 214 menguraikan prosedur penanganan klaim yang dianjurkan sebagai berikut :
Seperti proses perubahan pekerjaan, Manajer Kontrak biasanya bertugas menangani klaim sejak permohonan sampai penyelesaian.
Dan seperti beberapa proses lain yang diuraikan disini, dia bertindak lebih sebagai koordinator daripada sebagai kuasa Pengguna Jasa.
Sasaran pertama dari pengelolaan kontrak adalah menghilangkan atau mengurangi timbulnya kondisi rangsangan klaim dan klaim itu sendiri. Akan tetapi bila sebuah klaim disajikan, Administrator Kontrak harus meyakini bahwa hal tersebut memberikan pandangan pengelolaan yang tepat, dengan hati-hati dianalisis dan didokumentasikan, dan secara wajar diperbaiki selekas mungkin. Beberapa hal adalah seperti perusakan moral pegawai Pengguna Jasa dan Penyedia Jasa sebagai hal yang pahit seperti klaim yang tidak terselesaikan.
Semua percakapan, korespondensi, dokumen pendukung dan sebangsanya, mengenai klaim harus diperoleh dan dihimpun. Arsip terpisah harus dipelihara untuk setiap klaim dan harus termasuk rekaman dari bagian kontrak yang menyangkut klaim, hasil dari analisis faktual, hukum dan biaya dan dokumen-dokumen lain yang mungkin dapat membantu penolakan atau penyelesaian klaim.
Setiap klaim yang diterima Pengguna Jasa harus diteruskan ke Manajer Kontrak. Dia harus membuat arsip klaim dan mencatat klaim tersebut dalam suatu usulan atau buku daftar klaim untuk maksud penelusuran.
Jika tambahan informasi diperlukan dari Penyedia Jasa, hal ini harus dicatat dalam buku daftar klaim dan Penyedia Jasa diminta untuk menyediakannya.
Kemudian Manajer Kontrak menyelenggarakan usaha penelitian rinci termasuk diantara tugas-tugas lain, wawancara dengan personalia Pengguna Jasa yang terkait, Manajer Kontrak, arsip proyek dan laporan-laporan dan himpunan dokumentasi yang akan diperlukan untuk menganalisis klaim.
Dokumentasi termasuk kontrak itu sendiri, perubahan-perubahan pekerjaan, ikhtisar pekerjaan tambah dan persetujuan-persetujuan, risalah-risalah rapat, korespondensi dengan Penyedia Jasa, jadual yang dibuat Penyedia Jasa, foto-foto proyek, aktivitas harian atau laporan kemajuan pekerjaan, catatan waktu, perkiraan progres dan penagihan dan catatan telepon.
Sekali arsip klaim telah lengkap, Manajer Kontrak menyusun daftar bantuan dari personal proyek dalam menganalisis klaim dan menyiapkan tanggapan kepada Penyedia Jasa. Orang-orang yang dilibatkan termasuk Manajer Konstruksi, insinyur-insinyur perencana, insinyur biaya, pembuat jadual proyek dan sebagainya.
Usaha mereka seharusnya menyusun dan mengkoordinasikan tugas dari analisis yang objektif dan tanggapan yang wajar.
Manajer Kontrak tidak pernah harus menyetujui kenaikan biaya dengan Penyedia Jasa atau pembebasan lain tanpa otoritas yang tepat dan dianjurkan bahwa Proyek Manajer atau Kepala Perwakilan Pengguna Jasa memimpin semua perundingan dengan Penyedia Jasa. Sekali lagi, peranan Manajer Kontrak adalah penasehat mengenai otoritas kontrak Pengguna Jasa, tidak perlu sebagai penyelenggara kontrak, walaupun hal ini diizinkan jika Pengguna Jasa menginginkannya.
Sekali klaim telah terselesaikan, perubahan pekerjaan harus diterbitkan untuk mendukung keputusan klaim.
Dalam hal ini semua perubahan kontrak apakah atas inisiatip Pengguna Jasa (pembentukan dan mengakibatkan perubahan pekerjaan) atas dasar inisiatip Penyedia Jasa (pengajuan klaim dan berakibat perubahan pekerjaan) diawasi dan didokumentasikan dengan cara yang sama.
Jika keputusan mengenai klaim tidak mungkin tanpa melibatkan manajemen Pengguna Jasa yang lebih tinggi, Manajer Kontrak menyiapkan dan mengajukan unsur-unsur klaim dan analisnya dan membantu proses sesuai kebutuhan. Walaupun kecenderungan adalah kuat, Manajer Kontrak tidak harus secara emosional terlibat dalam sengketa, tetapi ketimbang menerima tantangan untuk menangani setiap klaim berdasarkan usahanya sendiri lebih lama, melibatkan dan meng-koordinasikan usahanya dengan personel proyek yang berkaitan, bertanggung jawab, menyusun dan merekomendasikan proses.
(Terjemahan bebas N. Yasin)
6. Contoh-Contoh Kasus Klaim yang Baik.
Robert D. Gilbreath dalam bukunya “MANAGING CONSTRUCTION CONTRACTS” halaman 214 – 215 memberikan 3 (tiga) contoh kasus klaim yang baik. Ringkasannya adalah sebagai berikut :
a. Kasus 1.
Pengguna Jasa dari suatu komplek industri yang sedang dibangun, baru-baru ini mengirimkan seorang insinyur mesin mengikuti seminar 3 hari mengenai teknik pemeriksaan pengelasan. Ketika pulang, dengan penuh antusias mengenai inspeksi radiografi untuk mengetahui cacat pengelasan, dia merubah spesifikasi untuk proses penanaman pipa uap tepat setelah Penyedia Jasa melaksanakan pekerjaan tersebut.
Karena pemeriksaan dilakukan oleh perusahaan lain yang disewa Pengguna Jasa tidak ada perubahan pekerjaan. Setelah beberapa bulan bekerja, Penyedia Jasa yang memasang pipa mengajukan klaim sebesar Rp.2.000.000.000,- sebagai tambahan kompensasi karena inefisiensi dan campur tangan disebabkan kenaikan proses pengawasan.
Singkatnya klaim tersebut sebagai berikut :
Spek asli hanya minta pemeriksaan pengelasan secara visual namun inspeksi periodik dengan X-Ray menyebabkan pengelasan pipa terhenti pada saluran terbuka karena tukang las takut kena radiasi.
Banyak pengelasan ditolak dan harus diulang dan jadual bertambah hingga musim dingin yang mengakibatkan inefisiensi dalam pengelasan.
Tambahan pengelasan karena ditolak membutuhkan tambahan empat tukang las. Karena tukang las yang berkualitas sangat sulit di lokasi pekerjaan, perlu biaya tambahan untuk mendatangkan dari luar, melatih atau mengganti tukang las lainnya.
b. Kasus 2.
Sebuah kontrak unit price dimenangkan oleh Penyedia Jasa listrik untuk pembangunan pusat listrik.
Gambar berubah mengenai saluran kabel bawah tanah dan rute/jalannya kabel yang ditetapkan secara tiba-tiba ketika tarikan kabel dimulai dalam pabrik.
Perubahan berdampak pada penambahan panjang kabel yang ditanam hanya sebanyak 10% dari perkiraan asli dan Penyedia Jasa dibayar berdasarkan unit price untuk penambahan ini.
Akan tetapi Penyedia Jasa tetap mengajukan klaim sebagai kompensasi diatas jumlah tersebut diatas untuk memperhitungkan :
- in-efisiensi dalam operasi. Jika kabel diukur, dipotong, ditarik dan kemudian dikeluarkan lagi dan dibuang karena revisi Gambar perubahan ukuran kabel dan rute.
- In-efisiensi dalam pembelian dan pemotongan kabel, karena Penyedia Jasa tidak dapat merencanakan penggunaan kabel sampai kepada panjang potongan kabel maksimum dari standar gulungan kabel yang dibeli.
- Demobilisasi, waktu tunggu, dan remobilisasi dan angkatan kerja dari satu tempat ketempat lain dari pabrik karena perubahan gambar kenyataan.
c. Kasus 3.
Kontrak lump sum untuk memasang genarator turbin untuk pusat listrik nuklir diberikan kepada Penyedia Jasa A – Mekanikal.
Peralatan akan dipasok oleh kapal tongkang 2 minggu setelah Penyedia Jasa –A melakukan mobilisasi lapangan. Cuaca yang membeku menyebabkan es memblokir sungai yang bersebelahan dengan pusat listrik, dengan keterlambatan 2 bulan dalam penerimaan turbine generator milik Pengguna Jasa. Untuk mengejar kehilangan waktu, proyek manajer memerintahkan Penyedia Jasa –B untuk memulai instalasi sirkulasi pipa air dari bangunan turbine ke menara pendingin.
Pada waktu generator turbine akhirnya tiba, Penyedia Jasa-A tidak dapat memindahkan komponen-komponen berat dari dermaga tongkang ketujuan penempatannya dibangunan turbin karena lubang galian pipa sedalam 7 meter terisi sebagian pipa air sirkulasi yang menghalangi jalan masuk.
Penyedia Jasa-A mengajukan klaim sebagai tambahan kompensasi karena :
- Tenaga kerja dan peralatan menunggu 2 bulan karena es dan tambahan 2 bulan untuk kelambatan lubang pipa.
- Gudang sementara untuk generator turbin di lapangan
- Percepatan kerja segera lubang pipa ditutup untuk mengatasi kehilangan waktu
- Kehilangan keuntungan karena tidak dapat menggunakan tenaga kerja dan peralatan untuk pekerjaan lain.
7. Penyelesaian Sengketa Konstruksi.
7.1. Pengertian Sengketa Konstruksi
Dari uraian tentang Klaim Konstruksi telah diketahui bahwa pengertian klaim sesungguhnya adalah sebuah permintaan (claim is a demand) mengenai tambahan kompensasi waktu, biaya atau bentuk lain antara pihak yang berkontrak. Dalam suatu Proyek Konstruksi, klaim bukanlah tuntutan atau gugatan yang terlanjur dianggap benar di negeri kita. Namun tidak selalu klaim tersebut dapat diselesaikan atau dipenuhi. Dalam hal klaim tersebut tidak terpenuhi atau terselesaikan, maka hal itu berarti telah terjadi sengketa antara para pihak yang berkontrak. Inilah yang dimaksudkan dengan sengketa konstruksi yaitu sengketa yang terjadi dalam Industri Konstruksi. Sengketa ini harus diselesaikan
7.2. Cara-Cara Penyelesaian Sengketa Konstruksi
7.2.1 Penyelesaian sengketa konstruksi dapat dilakukan dengan beberapa cara yaitu melalui :
a. Badan Peradilan (Pengadilan)
b. Arbitrase (Lembaga atau Ad Hoc)
c. Alternatif Penyelesaian Sengketa.
Dalam Pelatihan ini titik berat cara penyelesaian sengketa adalah melalui Arbitrasekarena cara inilah yang lebih banyak dipakai karena hal-hal yang akan diuraikan nanti
7.2.2 Pilihan penyelesaian sengketa ini harus secara tegas dicantumkan dalam kontrak konstruksi dan sengketa yang dimaksud adalah sengketa perdata (bukan pidana). Misalkan pilihan penyelesaian sengketa tercantum dalam kontrak adalah arbitrase. Dalam hal ini Pengadilan tidak berwenang untuk mengadili sengketa tersebut seperti tersebut dalam Undang-Undang Republik Indonesia No.30/1999 tentang Arbitrase dan Alternatif Penyelesaian Sengketa Pasal 3.
7.2.3 Dalam hal pilihan penyelesaian sengketa melalui Pengadilan maka prosedur dan prosesnya mengikuti ketentuan-ketentuan Kitab Undang-Undang Hukum Acara Perdata (KUHAP) dan Kitab Undang-Undang Hukum Perdata (KUHPer) untuk perkara Perdata.
7.2.4 Dalam hal pilihan penyelesaian sengketa melalui Arbitrase harus dijelaskan dengan tegas dalam kontrak konstruksi arbitrase apa yang dipilih (Lembaga atau Ad Hoc) termasuk pula peraturan prosedur yang dipakai untuk menghindari persepsi yang berbeda antara para pihak.
7.2.5 Oleh karena belakangan ini orang lebih cenderung memakai cara penyelesaian sengketa melalui arbitrase karena alasan-alasan yang akan diuraikan kemudian maka penyelesaian sengketa melalui arbitrase akan diuraikan lebih luas dalam Pelatihan ini.
7.3 Pengertian-Pengertian Arbitrase dan Arbiter.
Dalam bahasa Indonesia arbitrase berarti perwasitan. Orang yang melaksanakan tugas arbitrase atau perwasaitan adalah arbiter atau wasit.
Bila kita ambil analogi dalam suatu pertandingan sepak bola, seorang wasit sama sekali tidak boleh berpihak kepada salah satu kesebelasan. Tugasnya adalah mengawasi jalannya pertandingan sesuai aturan permainan. Bila salah seorang atau beberapa orang pemain melakukan pelanggaran maka dia harus menjatuhkan hukuman atau memberikan peringatan tidak pandang dari kesebelasan mana orang tersebut berasal.
Hal ini penting diketahui karena masih banyak orang menganggap arbiter tersebut adalah pembela mereka seperti di Pengadilan. Ini keliru besar.
Selanjutnya dikutip beberapa pengertian arbitrase dari berbagai sumber :
7.3.1 Prof. R. Subekti (Arbitrase Perdagangan : 1992) :
Penyelesaian atau pemutusan sengketa oleh seorang arbiter atau para arbiter berdasarkan persetujuan bahwa para pihak akan tunduk pada atau mentaati keputusan yang diberikan oleh arbiter atau para arbiter yang mereka pilih atau tunjuk tersebut.
7.3.2 Black’s Law Dictionary (1984) :
The reference of a dispute to an impartial (third) person chosen by the parties to the dispute who agree in advance to abide by the arbitrator’s award issued after hearing at which both parties have an opportunity to be heard. An arrangement for taking and abiding by the judgement of selected persons in some disputed matter, instead of carrying it to establish tribunals of justice, and is intended to avoid the formalities, the dalay, the expense and vexation of ordinary litigation.
7.3.3 U.U. R.I. No.30/1999 tentang Arbitrsae dan Alternatif Penyelesaian Sengketa Pasal 1 ayat 1 :
Cara penyelesaian satu sengketa perdata di luar peradilan umum yang berdasarkan pada perjanjian arbitrase yang dibuat secara tertulis oleh para pihak yang bersengketa.
7.4 Pilihan Arbitrase versus Pengadilan.
Dalam daftar berikut disajikan beberapa kelebihan dan keuntungan pilihan penyelesaian sengketa melalui Lembaga Arbitrase dibandingkan dengan Lembaga Pengadilan.
LEMBAGA ARBITRASE | LEMBAGA PENGADILAN |
| Bebas dan otonom menentukan rules dan institusi arbitrase; | Mutlak terikat pada hukum acara yang berlaku (HIR, Rv). |
| Menghindari ketidakpastian (uncertainty) akibat perbedaan sistem hukum dengan negara tempat sengketa diperiksa, maupun kemungkinan adanya keputusan Hakim yang unfair dengan maksud apapun, termasuk melindungi kepentingan domestik yang terlibat sengketa. | Yang berlaku mutlak adalah sistem hukum dari negara tempat sengketa diperiksa. |
| Keleluasaan memilih arbiter professional, pakar (expert) dalam bidang yang menjadi objek sengketa, dan independen dalam memeriksa sengketa. | Majelis Hakim Pengadilan ditentukan oleh Administrasi Pengadilan. |
| Waktu, prosedur, dan biaya arbitrase lebih efisien. Putusan bersifat final and binding, dan tertutup untuk upaya hukum banding atau kassai; | Putusan pengadilan yang in kracht van gewijsde membutuhkan waktu yang relatf lama (> 5 thn jika sampai tingkat MARI). |
| Persidangan tertutup (non-publicity), dan karenanya memberi perlindungan untuk informasi atau data usaha yang bersifat rahasia atau tidak boleh diketahui umum. | Terbuka untuk umum (kecuali kasus cerai). |
| Pertimbangan hukum lebih mengutamakan aspek privat dengan pola win-win solution. | Pola pertimbangan Pengadilan dan putusan Hakim adalah win-loose. |
| Putusan bersifat non-precedence, dan karenanya untuk jenis dan sifat sengketa yang sama sangat dimungkinkan adanya putusan yang berbeda. | Yurisprudensi merupakan salah satu sumber hukum yang dapat diterapkan dalam putusan perkara. |
7.5 Ketentuan-Ketentuan Mengenai Arbiter :
7.5.1 Komposisi Arbiter :
a. Arbiter Tunggal
b. Majelis Arbiter terdiri dari tiga (tiga) orang Arbiter
7.5.2 Syarat Material Arbiter :
a. Cakap melakukan tindakan hukum;
b. Berumur paling rendah 35 tahun
c. Tidak mempunyai hubungan keluarga sedarah atau semenda sampai dengan derajat kedua dengan salah satu pihak bersengketa;
d. Tidak mempunyai kepentingan finansial atau kepentingan lain atas putusan arbitrase; dan
e. Memiliki pengalaman serta menguasai secara aktif di bidangnya paling sedikit 15 tahun.
7.6 Syarat Formal Arbiter :
7.6.1 Wajib memberi persetujuan atau penolakan (tertulis) atas penunjukan dirinya menjadi Arbiter;
7.6.2 Tidak dapat menarik diri setelah menjadi Arbiter, kecuali atas persetujuan para pihak yang bersengketa. Dibutuhkan adanya penetapan Pengadilan jika para pihak tidak memberi persetujuan;
7.6.3 Wajib mengganti kerugian kepada pihak yang dirugikan dalam sengketa jika memutus sengketa lewat dari 6 (enam) bulan, tanpa alasan yang sah;
7.6.4 Wajib mengundurkan diri jika Hak Ingkar yang diajukan salah satu pihak yang bersengketa terbukti.
7.7 Kelemahan Pilihan Arbitrase :
| ARBITRASE | LEMBAGA PENGADILAN |
| Honorarium arbiter, sekretariat dan administrasi, relatif mahal. Tolok-ukur jumlah umumnya ditentukan oleh nilai klaim (sengketa). Apabila biaya ditolak atau tidak dibayar oleh salah satu pihak, maka pihak yang lain wajib membayarnya agar sengketa diperiksa Arbitrase. | Biaya perkara relatif murah dan telah ditentukan oleh MARI. |
| Relatif sulit untuk membentuk Majelis Arbitrase apabila Lembaga Arbitrase Ad Hoc | Tidak ada hambatan berarti dalam pembentukan Majelis Hakim yang memeriksa perkara. |
| Tidak memiliki juru sita sendiri sehingga menghambat penerapan prosedur dan mekanisme Arbitrase secara efektif. | Memiliki juru sita dan atau sarana pelaksanaan prosedur hukum acara. |
| Putusan Arbitrase tidak memiliki daya paksa yang efektif, dan sangat bergantung kepada Pengadilan jika putusan tidak dijalankan dengan sukarela. | Pelaksanaan Putusan dapat dipaksakan secara efektif terhadap pihak yang kalah dalam perkara. |
| Eksekusi Putusan Arbitrase cenderung mudah untuk diintervensi pihak yang kalah melalui lembaga peradilan (bantahan, verzen), sehingga waktu realisasi pembayaran ganti rugi menjadi relatif bertambah lama. | Eksekusi Putusan yang telah memiliki kekuatan hukum yang pasti, dapat dilaksanakan meskipun kemudian ada Bantahan atau Verzet. |
7.8 Klausula Arbitrase Dalam Kontrak Konstruksi.
Undang-Undang R.I. No.30 tahun 1999 tentang Arbitrase dan Alternatif Penyelesaian Sengketa – Bab I : KETENTUAN UMUM, Pasal 1 ayat 3 menyebutkan tentang pengertian perjanjian arbitrase yang tercantum dalam suatu perjanjian tertulis yang dibuat para pelaku sebelum timbul sengketa atau suatu perjanjian arbitrase sendiri yang dibuat para pihak setelah timbul sengketa.
Jadi ada 2 kemungkinan terjadi perjanjian arbitrase yaitu sebelum sengketa timbul atau sesudahnya.
Berikut di sajikan syarat-syarat/kententuan perjanjian arbitrase sebelum dan sengketa timbul :
KLAUSULA PERJANJIAN ARBITRASE
(SEBELUM TERJADI SENGKETA)
| PENGERTIAN | KONSEKUENSI YURIDIS |
| Kesepakatan yang tercantum dalam (suatu) perjanjian tertulis yang dibuat para pihak sebelum timbul sengketa. Undang-Undang R.I. No.30 tahun 1999 tentang Arbitrase dan Alternatif Penyelesaian Sengketa – Pasal 1 ayat 1. | 1. Menentukan kompetensi absolut arbitrase, di mana PN tidak berwenang mengadili sengketa (U.U. No.30/1999) Pasal 3; 2. PN wajib menolak dan tidak akan campuran untuk menyelesaikan sengketa yang terikat perjanjian arbitrase (U.U. No.30/1999 Pasal 1). |
| KLAUSULA STANDAR |
|
| 1. Kesepakatan (komitmen) para pihak untuk melaksanakan arbitrase jika terjadi sengketa dalam pelaksanaan kontrak. |
| 2. Ruang lingkup (objek) arbitrase. |
| 3. Lembaga arbitrase yang digunakan, dan tata-cara penunjukan arbiter. |
| 4. Rules dan prosedur yang digunakan. |
| 5. Tempat dan bahasa yang digunakan. |
| 6. Pilihan terhadap hukum substansi yang berlaku; |
KLAUSULA PERJANJIAN ARBITRASE
(SETELAH TERJADI SENGKETA)
| SYARAT YANG HARUS DIMUAT | KETERANGAN |
| a. Masalah sengketa b. Nama lengkap dan tempat tinggal para pihak c. Nama lengkap arbiter dan tempat tinggal arbiter atau lembaga arbitrase d. Tempat arbiter atau majelis arbitrase akan mengambil keputusan. e. Nama lengkap sekretaris. f. Kurun waktu penyelesaian sengketa; g. Pernyataan kesediaan dari arbiter; h. Pernyataan kesediaan dari pihak yang bersengketa untuk menanggung segala biaya yang diperlukan untuk penyelesaian sengketa melalui arbitrase. | 1. Perjanjian ini harus tertulis dan dalam bentuk Notariil (akta Notaris). 2. Perjanjian arbitrase yang tidak memuat semua syarat akan batal demi hukum (U.U. No.30/1999 Pasal 9). 3. Perjanjian (klausula) Arbitrase tidak batal disebabkan alasan/peristiwa : a. Meninggalnya salah satu pihak; b. Bankrutnya salah satu pihak; c. Novasi (pembaruan hutang); d. Insolvensi; e. Pewarisan; f. Berlakunya syarat hapusnya perikatan pokok; g. Pengalihan pelaksanaan perjanjian pokok oleh pihak ketiga; h. Berakhirnya atau batalnya perjanjian pokok. (U.U. No.30/1999 Pasal 10) |
CONTOH KLAUSULA ARBITRASE
| ARBITRASE AD HOC |
| Setiap perselisihan, sengketa atau tuntutan yang terjadi dalam pelaksanaan atau yang berkenaan dengan perjanjian ini, termasuk namun tidak terbatas pada perbuatan wanprestasi, pengakhiran atau sah tidaknya perjanjian, yang tidak dapat diselesaikan melalui musyawarah (negosiasi) akan diselesaikan melalui arbitrase yang dilaksanakan di (…………..) sesuai dengan ketentuan dan prosedur dalam Undang-UNDANG Nomor 30 Tahun 1999 tentang Arbitrase dan Alternatif Penyelesaian Sengketa. |
| ARBITRASE AD HOC & PILIHAN RULE |
| Setiap perselihan, sengketa atau tuntutan apapun yang terjadi dalam pelaksanaan atau yang berkenaan dengan perjanjian ini, akan diselesaikan melalui arbitrase yang dilaksanakan di ( ………………………………) dengan ketentuan dan prosedur BANI. |
| ARBITRASE LEMBAGA & RULE |
| Semua sengketa yang timbul dari perjanjian ini akan diselesaikan dan diputus oleh Badan Arbitrase Nasional Indonesia (BANI) menurut peraturan-peraturan prosedur arbitrase BANI yang keputusannya mengikat kedua belah pihak yang bersengketa sebagai keputusan dalam tingkat pertama dan terakhir. |
| ARBITRASE LEMBAGA & RULE (VARIATIF) |
| Any dispute, controversy or claim arising out of or relating to this contract, or the breach, termination or invalidity thereof, shall be settled by arbitration in accordance with the UNCITRAL Arbitration Rules as at the present in force. The appointing authority shall be the ICC in accordance with the rules adopted by the ICC for this purpose. |
7.9 Jalur Alternatif Penyelesaian Sengketa
7.9.1 Pengantar
Sesungguhnya penyelesaian sengketa melalui jalur alternative ini adalah cara termurah, termudah dan tercepat serta tertutup bila dibandingkan dengan arbitrase atau pengadilan bila para pihak yang bersengketa benar-benar beritikat baik.
Cara ini juga kemungkinan sengketa ini diketahui pihak luar.
7.9.2 Ketentuan Hukum
Cara penyelesaian sengketa melalui jalur alternative penyelesaian sengketa diatur dalam UU. RI. No. 30/1999 – Bab II; : Alternatif Penyelesaian Sengketa Pasal 6 dengan cara konsultasi, negosiasi, mediasi, konsiliasi atau penilaian ahli
7.9.3 Beberapa Pilihan
a. Mediasi
Mediasi adalah cara penyelesaian sengketa melalui seorang penengah atau yang biasa disebut mediator, yang ditunjuk oleh para pihak. Mediator tidak memutuskan sengketa tapi membimbing para pihak dalam berunding mencari suatu penyelesaian. Tidak ada aturan baku mengenai hal ini, tidak ada pula peraturan perundang-undangan yang mengatur tata cara, batas waktu, biaya dan sebagainya. Cara ini sesungguhnya sangat baik, cepat, mudah tanpa diketahui pihak lain, asal saja dilandasi itikad baik.
b. Negosiasi
Cara ini sesungguhnya adalah cara yang paling mudah dan sangat murah dengan pokok pandangan hidup dari tradisi kita yaitu musyawarah untuk mufakat. Dapat saja para pihak masing-masing menunjuk “juri runding” yang sering disebut “negosiator”. Hasil kesepakatan juri runding dituangkan secara tertulis. Sedikit berbeda dengan mediasi disini para pihak/juri runding berhadapan satu sama lain, tanpa ada seorang penengah. Cara inipun murah, mudah, dan biaya kecil.
c. Konsiliasi
Ini adalah upaya penyelesaian sengketa dengan cara mempertemukan keinginan para pihak dengan menyerahkannya kepada suatu komisi/pihak ketiga yang ditunjuk atas kesepakatan para pihak yang bertindak sebagai konsiliator.
Dalam cara ini konsiliator tidak harus melakukan perundingan masing-masing dengan salah satu pihak secara bergantian.
Berbeda dengan cara mediasi disini konsiliator dapat memaksakan pengusulan/resolusi yang diambil.
Jadi pada saat berakhirnya tugas konsiliator, dia akan menbuat perjanjian tertulis yang ditanda tangani para pihak atau dapat juga konsiliator membuat suatu laporan yang memuat hal-hal mengenai kegagalan atau suatu pernyataan bahwa proses konsiliasi terhenti.
